Aspectos legales y administrativos


TEMA 8.ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS

  Por: Lic. Cynthia López Bayghen y Patiño

En este artículo corresponde el análisis del Séptimo punto referente a los ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS.

 

Aspectos legales y administrativos

 

Lamentablemente muchos casos de éxito,  quiebran a consecuencia de los problemas legales, de la mala gestión administrativa y por las malas relaciones o vicios entre los socios. Como consultor, me he topado con varios casos de restaurantes que inician sus operaciones con licencias  vencidas, apócrifas o sin licencias, e incluso sin la posibilidad de tramitarlas  por la zona en la que se encuentra el local.  Y lo peor del caso es que las inversiones ya se hicieron sin antes revisar meticulosamente esta situación y otras más que competen al tema legal y accionario.

 

¿Cuáles son esos temas y situaciones comunes?

 

  • Socios operadores sin el perfil adecuado para dirigir estratégica, eficiente y eficazmente una empresa restaurantera.
  • Socios gerentes con altos sueldos y sin enfoque  a resultados
  • Licencias a nombre del arrendador y en renta
  • Sociedades donde todo mundo opina, dirige y ordena “sin ton ni son”. Generando falta de respeto a la autoridad, confusión, frustración en el personal y sobre todo, el que están orientadas a sus caprichos, necesidades, gustos , preferencias y no a las del cliente al que va dirigido el negocio.
  • Empresas restauranteras en donde opina hasta el vecino, la esposa (o), el primo, etc.  sobre la calidad y cantidad, precios, sazón, etc. de los platillos. Generando opiniones de forma desordenada y sumamente subjetiva.
  • La toma de decisiones generada de “chismes” por la cultura de comunicación de la empresa entre los mismos socios. Es muy común que si dos de los socios operan distintas áreas del restaurante, cada quien tenga su “oreja” correspondiente.
  • Traspasos costosos con contratos de renta por un año. (aun cuando la inversión se recupere después)

 

  • Altas rentas en contratos leoninos, sin antes verificar una proyección financiera en función a  la viabilidad y  rentabilidad del restaurante.
  • Consumos, descuentos  y cortesías excesivas provocadas por los mismos socios. Aumentando con ello el porcentaje de costo y mermando la utilidad bruta de operación.
  • Contratación de familiares sin experiencia, ni perfil y completamente improductivos en puestos clave, afectando la sana operación y administración del restaurante.
  • Empleados despedidos y que nuevamente se vuelven a contratar
  • Lucha de poder entre socios y gerentes
  • Empleados muy caros e improductivos, que no se les puede despedir por el temor de pagar una suma importante por indemnización.

 

En fin, podría escribir muchas páginas mencionando casos con los que no solo me he topado una sola vez, e incluso en los que me he sentido verdaderamente asombrada de “la ceguera” con respecto al impacto negativo que estos tienen para el negocio. Es impresionante, pero cuando acudo a una cita con un nuevo cliente,  vuelvo a toparme con este tipo de situaciones una y otra vez.

 

Al sentarme en mi escritorio, para hacer el análisis sobre el trabajo de investigación que se lleva a cabo en los restaurantes, diagnosticando  el “status quo” de la empresa y con ello desarrollar las estrategias y soluciones pertinentes,  una y otra vez me he preguntado….

 

¿Por qué suceden este tipo de cosas, en los restaurantes?

 

Ante tal interrogante, queridos lectores puedo responderles dos razones:

 

  1. Porque muchos de los restaurantes o cadenas restauranteras que hoy operan, distan mucho de tener una estructura organizacional robusta y regida bajo una cultura realmente empresarial. Es decir; no están basadas en la estrategia y en la planeación, ni se dirigen con un enfoque alineado a  objetivos clave para alcanzar su misión. (esta solo es el lindo cuadro colgado en la pared). Como si la tienen empresas como Grupo Modelo,  Coca Cola, Bimbo, etc.

 

  1. Porque muchos  directores y gerentes son caprichosos, se han quedado atrás en su forma y estilo de dirección, siguen manejando sus restaurantes como hace 30 años, cuando todo ha cambiado tanto. Porque su empresa no está alineada a una dirección estratégica y objetiva. Por qué el restaurante es un negocio que se presta para la copa, los amigos, los caprichos, la vida social y el empirismo. Porque  trabajan sin planeación alguna.

 

Pero ¿Qué tiene que ver esto de la PLANEACIÓN, con los aspectos legales?

 

Primero y antes de responderles, solo quiero comentar que sobre la primera razón,  hablaremos en los próximos 3 puntos o ediciones de esta serié de ¿Cómo abrir u operar un restaurante y hacerlo exitoso?

 

Sobre la segunda de mis razones  y respondiendo a la pregunta,  es porque NO  PLANEAN…y en la planeación se encuentran muchos aspectos legales y normativos competentes a la operación, administración y apertura de negocios de alimentos y bebidas.

 

Aunque este artículo está enfocado a la parte legal, normativa y a la gestión de las sociedades, explicaré brevemente cada una de las planeaciones y profundizare más en las que contemplan dicho tema.

 

Hablar de aspectos legales, es hablar también de planeación

Pero …

 

¿Qué es la Planeación?

La planeación consiste en elaborar un plan.

A través de la planeación, una persona u organización se fija alguna meta  y estipula qué pasos debería seguir para llegar hasta ella. Toda planeación consta de distintas etapas, ya que es un proceso que supone tomar decisiones sucesivas.

  • Esboza planes y programas
  • Ve hacia el futuro previendo riesgos
  • Prepara a la empresa restaurantera para prever contingencias, buscando garantías de éxito
  • Promueve la eficiencia y elimina la improvisación
  • Tiene que ver con políticas y presupuestos

¿Cómo es que un negocio de A y B puede iniciar sin ninguna planeación normativa , legal y operativa al menos?…

 

Me parece que es como tomar un largo viaje en carretera, sin antes verificar el status de las llantas, motor y mantenimiento, gasolina, condiciones del vehículo, aire en las llantas, etc. Incluso me he topado con negociaciones de altos traspasos y rentas, aun cuando la locación ni siquiera es la adecuada al concepto que se quiere abrir y menos al target al que va dirigido. Esto es, no hay ninguna planeación estratégica en donde al menos se considere un pequeño estudio de mercado o sondeo de la zona, verificando la viabilidad antes de invertir en fuertes cantidades de dinero y sobre todo en el compromiso de adquirir un local en arrendamiento.

 

Me parece importante mencionar que antes de pensar en un negocio de esta naturaleza, o incluso cuando ya estamos operando un restaurante, es necesario considerar la planeación desde varios enfoques, ya que en cada una de ellas se encuentra implícita la legalidad y la gestión administrativa:

 

  1. Planeación financiera e integral: Hoy vivimos en un entorno económico adverso, que provoca que la gestión de las finanzas sea mucho más compleja que antes;  sumando con ello, el incremento de la competencia legal e ilegal, cambios en los mercados que consumen y en sus patrones de comportamiento,  cambios en la forma legal y administrativa para gestionar la nómina, numerosos cambios en las regulaciones contables y fiscales, la evolución en los procesos internos de cómo debe de manejarse hoy un restaurante, el nuevo enfoque hacia el factor humano, las variaciones en la sistematización en todas las áreas,  entre otras. Esto ha provocado que los índices financieros cambien y por ende la estrategia financiera se enfoque con mayor esfuerzo al control de costos y gastos.

La rentabilidad ya no es la misma y ello nos obliga a ser mucho más eficientes que antes. Ya no da “para que nos roben”, por ello permitir algunas de las situaciones antes mencionadas, tiene muchas implicaciones de eficacia y eficiencia financiera, ya que son variables graves que repercuten en el éxito de un restaurante. La planeación financiera contempla: resultados y comparativos históricos, contribución marginal por platillo, estrategias legales y financieras para la administración y manejo de nóminas, inversiones, rentas, costo de contrataciones e igualas y afectación en los estados financieros, etc.

 

 

  1. Planeación normativa: Aquí entramos en el tema de los accionistas y el consejo de administración, la sociedad anónima y su objeto social. Esta es la primera etapa de la planeación de un restaurante y aquí también integramos la misión, visión y los valores, los cuales deben de plantearse con miras  al  futuro. Dentro de este tema, contemplamos  las reglas, políticas y normas que deben de crearse para el correcto funcionamiento de la empresa restaurantera, desde la vestimenta de los empleados hasta los horarios de trabajo y el reglamento para los socios en todos los sentidos.

Muchos restaurantes trabajan sin políticas, programas de trabajo ni presupuestos. Para comprender más este aspecto daré una breve descripción de estos conceptos en donde:

 

Políticas: Son las guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

 

Programas: se conforman por esquemas en donde se establecen las secuencias de actividades específicas que habrán de realizarse

 

  1. Planeación táctica: suele relacionarse con la toma de decisiones a corto plazo, en general se utiliza cuando ha de sobrellevarse una crisis Cuando un restaurante vende menos de lo previsto, por ejemplo, es necesario actuar, ya sea bajando el precio o mejorando la oferta mediante la inclusión de promociones. Pero desde luego, estas acciones deben estar de acuerdo con el plan estratégico que se trazó desde el principio
  2. Planeación estratégica: Es la planeación a largo plazo, que plantea resultados a futuro, como parte de los procesos administrativos. Un ejemplo importante a comentar legalmente hablando es la estrategia corporativa y el tema de los “holding”

 

  1. Planeación operativa. Contempla los métodos de planeación financiera como son:

 

  • Metas cuantitativas
  • Procedimientos y programas de trabajo
  • Presupuestos

 

  1. Planeación de imprevistos o contingentes: Contempla todos los planes que consideran la posible ocurrencia de uno o más eventos externos como por ejemplo:

 

  • Ley de no fumadores (construcción de terrazas, conocimiento de ley e implicaciones legales)
  • Ley contra los consumos de alimentos con alto valor calórico
  • No saleros en las mesas
  • No deducibilidad para los consumos en restaurantes
  • Modificaciones a la ley laboral
  • Permisos para venta de bebidas alcohólicas
  • Construcción de un puente o camino que afecte la vialidad o el acceso

 

En este aspecto hemos de contemplar y estar preparados para atender cosas como:

 

  • Consumo de Alcohol y drogas entre los empleados
  • Robo y mafias
  • Mantenimiento preventivo (accidentes en cocina)
  • Accidentes con los empleados y comensales
  • Despidos
  • Asaltos
  • Intoxicaciones con los alimentos
  • Incendios, explosiones, etc. (contratación de seguros)

 

  1. Plan de negocios

En el plan de negocios debemos de contemplar nuevamente:

 

  1. El análisis e investigación de mercados,
  2. Todas las implicaciones legales para la gestión de los recursos humanos, contratos, condiciones laborales, sindicatos, impuestos, abogado laboral para solventar las incidencias por despidos o ausencias, etc.
  3. El capital de trabajo
  4. Las partidas de inversión y forma de obtención de los recursos (préstamos bancarios, inversión de accionistas, arrendamientos financieros, etc.,)
  5. Proyecciones financieras y retorno de inversión
  6. Licencias, permisos, vencimientos, leyes actuales, últimas modificaciones etc.
  7. Concepto y branding
  8. Equipamiento
  9. Desarrollo de la estructura organizacional
  10. Seguridad social, ambiental y prevención de riesgos.